EDMS 도입조건 및 효과

[오종민 블로그]

EDMS 도입조건

 

EDMS(Enterprise Document Management System)즉, 통합문서관리시스템이란 말 그대로기존에 종이문서로 처리되고 관리해왔던 것들을 컴퓨터시스템에서 처리함으로써, 문서관리에 드는 비용 및 시간을 절감하고 보다 체계적으로 운영/관리하자는데 그 목적이 있다.

 

통합문서관리시스템을 구축하자면

 

1. 먼저 부서에서 기존에 실행하고 있던 문서관리 체계를 정확히 파악하고

2. 기존의 관리체계에 EDMS라는 새로운 시스템을 접목시킬 수 있도록 확실한 업무설계가필요하다.

   보통 이런 부분은 업무담당자 및 부서장들과 구축회사의 컨설턴트들과의 협의를 통해 이루어진다.

 

3. 이단계가 끝나면 본격적으로 시스템구축에 들어간다.

    여기에서는 "시스템 통합 또는 연동"이라는 말을 사용하는데, 

    이는 EDMS의 특성상 Lotus제품이나 MS Office제품등과 같은 문서편집기에서 작성한 문서들을

    부서내부의 체계 맞게 관리할 수 있도록 가장 밑단의 하부시스템을 구성해 주기 때문에

    그 상단에서 실행되는 문서편집 프로그램들과 연결해야 하는 작업이 필요하다.

    단지 EDMS제품의 기본기능만을 사용하려 한다면, 커스트마이징을 위한 개발부분이

    필요하지 않을 수 있다. 하지만 국내 거의 모든업체들이 각회사 부서의 특성에 맞게 실행되는

   화면이나 처리방식을 별도로 요구함에 따라 연동 혹은 통합에 관련된 개발이 필요한 것이다.

4. 개발이 끝나 시범적으로 운영이 가능하면 그 후에는 사용자들이 사용하게 된다.

   이때 누군가는 구축한 시스템을 운영/관리해야 할 것이고 그렇다면 관리자에 대한 교육이

   필요한 것이며 사용자들 역시 구축시스템을 사용할 수 있도록 약간의 교육이 요구된다.

   보통 관리자의 교육은 네트웍, DB연동이나 유지보수 할 교육이 필요하다.

 

5. 만약 유지보수를 도입회사에서 하지 않고 구축회사에 일임한다면 유지보수계약(M/A 혹은 A/S)을

   맺는 것이 보통이며 이때는 프로젝트 기간중 총비용의 15~20%정도의 비용이 적절하다고 본다.

  

EDMS 도입효과

 

1. 기존에 종이형태로 작성해 왔던 체계를 컴퓨터 시스템에서 함에 따라 종이문서 작성 및 관리에 드는

   시간을 줄일 수 있다.

 

2.  작성되는 모든자료들이 서버에서 관리되므로 직원관리에 효율적이다.

    다시 말해, 각 사용자들이 자신들의 PC에서 작성한 문서를 저장할 때 PC자체에 저장할 수도 있지만

    무조건 서버에 저장되게 해야 한다. 이렇게 되면 업무이외의 작업부분이 많이 줄어진다.

 

3. 발생되는 문서들중 보안을 요하는 자료에 대해서는 사용자별 혹은 부서별로 제약을 둘 수가 있다.

4. 도입회사에서 그룹웨어를 사용하면 결재를 전자결재로 할 수 있음으로 결재자체를 종이문서 아닌 전자문서

   형태로 할 수 있음으로 업무대기시간 혹 지연시간을 대폭 줄일 수 가 있다.

5. 또한, 이때 발생되는 모든 결재문서들을 작성자 및 부서장급에서 일일이 수작업으로 관리할 필요가 없이

   결재가 확정되는 순간에 자동으로 EDMS서버에 저장되므로 관리상 편리하다.

 

6. 한편, 기존에 작성했던 문서를 다시 편집하거나 보고자 할 때 문서명이나 문서내용 중 일부단어 혹은

   작성자 및 작성일자만으로도 검색할 수 있는 강력한 기능이 지원되므로 종이문서를 일일이 철하거나

   다시 찾지 않아도 된다.

 

7. 혹 시스템을 관리하던 직원이 퇴사를 한다해도 기존에 이루어졌던 작업에 단절이 없도록

   그리고 기존에 관리됐던 데이터들 중에서 확정되어 보존이 필요한 것 들에 대해서는 쥬크박스 등

   보조기억장치등을 이용해 저장/관리할 수 있으므로 데이터손실에 대한 우려가 없다.

8. 이러한 환경에서는 웹환경에서도 실현 가능하며 단순한 클라이언트/서버 환경에 머무르지않고 웹환경으로

   이동할 수 있도록 호환이 가능하다.