기록물(자료관)시스템 도입시 고려사항

 [오종민 블로그]

기록물관리(자료관) 시스템 도입시 고려 사항

 

1. 기록물관리시스템의 도입은 문서에 대한 업무와 기록물에 관해 전반적인 지식이 있는 관리자(담당자)뿐 아니라 자료관 구축을 위한 업체의 기록물에 대한 이해와 전문성이 전체 시스템을 안정적으로 유지 관리하는데 절대적인 영향을 미친다.

 

2. 기관내 타시스템과의 상호 연동성으로 인해 표준을 준수하는 프로그램간 연결방법(표준API-Application Programming Interface인 ODMA-Open Document Management API;CS기반, WebDAV-Web based Distributed Authoring and Versioning; 웹 기반 저작 및 버전관리)을 지원할 수 있는지 신중히 분석하여 적합한 소프트웨어를 결정한다.

 

3. 기관내 업무량(중요도, 가치, 활용도, 문서량 등)에 따라 적절한 크기의 하드웨어(서버)를 선택하며 우선순위를 정하여 주변기기를 선정한다.

 

4. 데이타베이스, 검색엔진, 광디스크 저장 장치등의 선택은 기관내 표준사항이나 향후 시스템 방향을 고려하여 신중히 결정한다. (특히 검색엔진은 열람등 향후 시스템에 필수이며 기반이 되므로)

 

5. 기록물관리 시스템에서 관리자 사용항목과 문서분류 체계는 신중히 결정하여, 사용항목과 체계를 여러 차례 수정하는 것을 절대 지양한다.

 

6. 데이타베이스와 파일서버의 집중 혹은 분산형의 설계시에는 쥬크박스, 디스크 어레이-저장장치- 등은 반드시 시스템엔지니어의의견과 해당 기관의 방향을 참고하여 결정한다.

 

7. 호환성을 위해 기록물관리 시스템의 엔진은 다양한 운영방법(UNIX, NT, UNIX Ware, Linux)의 지원과 분산 환경에서도 원활한 운영의  가능성을 반드시 고려해야 한다.

 

8. 스캐닝 스테이션의 수는 이미지 사용 내용을 고려하여 결정하고, 특히 스캐닝 스테이션의 메모리를 충분히 갖도록 시험하며 스캐너의 사양결정은 흑백/칼라, 고속/저속, 자동급지장치 여부에 따라 제품이 다양하므로 필요사항에 맞는 적합한 제품을 결정한다.

 

9. 향후 열람에 대한 신속성과 정확성을 위하여 검색엔진을 선택시에는 여러가지 기본 기능 뿐아니라 시스템적으로도 개발이 쉽고 사용의 용이성, 기술발전에 대한 보완성, 분산 환경에서도의 빠른 검색 등을 충분히 고려하여 결정한다.

 

10. 도면이나 이미지파일을 보존 관리할 때, 활용 및 기관의 상황에 따라 저장매체를 충분히 검토– 용량산정, 활용가치, 보존, 경제성, 호환여부 - 하여 적합한 선택한다.(CD-R, DVD-R, MOD, Micro Film)

 

11. 저장장치는 Hard Disk, Raid, Optical, CD Juke Box, Disk Array 등의 적합한 혼합 구성이, 기록물의 전체 저장관리와 문서검색 요건이 어떠한 가에 결정되어 시스템에 영향을 미치므로 반드시 기록물에 경험있는엔지니어(또는 컨설턴트)와 협의하여 결정한다.