문서관리와 기록물 관리 비교(국내외)

 

문서관리와 기록물관리의 비교(국내자료)

 

	전자문서관리(EDM)	전자기록물관리(ERM)
사용자  기능	Ÿ 종이문서 또는 그 밖의 다른 곳에서 전자적으로 전송된 문서들   Ÿ 문서레벨에서 저장하고 색인   Ÿ 문서레벨에서 찾으며 검색   Ÿ 접근관리 및 보안통제   Ÿ 준현용문서 또 비현용문서를 영구 저장하는 오픈라인   Ÿ 버전통제   Ÿ 문서에 대한 접근 및 변경에 대한 감사추적   Ÿ 문서이력(문서에 대한 정보)   Ÿ 문서이미지 프로세싱과 워크플로우 시스템(전자결재) 통합	Ÿ 복합체(Complex unit)기록물의 모든 요소를 캡쳐, 저장, 색인, 검색을 지원   Ÿ 기록물 사이에 이력을 설명하는 링크의 유지, 등급분류(Class categories), 편철구조(File structure)에서 기록물 관리의 지원   Ÿ 전후관계에 대한 정황정보를 기술하는 기록물 레벨에 메타 데이터 지원   Ÿ 전자기록물과 종이기록물의 통합을 지원   Ÿ 법적, 규정적 요구사항에 대한 지원, 진본성, 책임성 보장을 위한 저장관리   Ÿ 보존을 위한 기록물 평가·선별, 기록보존소에 보존을 위한 이관 지원   Ÿ 기록물 체계적인 유지관리 및 정리   Ÿ 영구보존을 위한 기록물의 이주(Migration) 및 수출(Export)

‘보존과학 개론’ , 2002년, 신종순, 윤대현, 장인애, 남성운 편저

 

1. 그룹웨어(전자문서관리), EDM은 현용기록에 중점을 두며 ERM은 활용기록에 접근한다.

2. ERM은 EDM 기능 외에도 위의 기능(Archive)을 지원하여야 한다..

3. 그러므로 기록물 전체를 조망하며 접근하여야 한다.

4. EDM, ERM에서 협의로는 Electronic 을 광의로는 Enterprise를 사용하며,
현재는 정보기술이 사용하는 비중이 커짐으로 광의로 해석되는 경우가 많다

 

: EDM: Enterprise Document Management, ERM: Enterprise Records Management

 

문서관리와 기록물관리 기능들의 비교(외국자료)

 

	DMF (Document Management Function)	RMF (Records Management Function)
Holding stored	Files such word processing document, Spreadsheets, multimedia materials, Database, and the file	The same files if and only if they have been designated as records
End User may	Ÿ Create new files that may or may not be records   Ÿ Save files with limited metadata related to business function   Ÿ Retrieve stored files   Ÿ Change files   Ÿ Change copies of original records, and save them designated as new records   Ÿ Delete files	Ÿ Accept only those files to be and place them in proper file plan location, associated with retention / disposition schedule   Ÿ Save files with Enterprise level metadata including Enterprise File Plan categorization and Retention / Disposal schedule   Ÿ Retrieve copies of records but not the original records themselves   Ÿ Not change records or anyone except authorized records managers to change them   Ÿ Accept changed copies designated as new records and place them in proper file plan location, associated with retention / disposition schedule   Ÿ Not delete records. Records may only be deleted in accordance with their retention schedules or by authorized records manager

 

‘Enterprise Records Management’ A White Paper prepared for Humming Bird