CALS와 EDMS 관계

 

먼저 CALS를 구축하기전에 왜 EDMS를 먼저 구축을 해야 되는지 살펴 보기로 하자.

그리고 여기서는 CALS의 개략적인 부분과 구축하기 위한 전단계로서의 EDMS의 역할로서만 논하기로 한다.  CALS의 역사, 배경, 표준체계, 관련기술, 사례등 깊이 공부하자는 분은 따로이 자료를 찾아야 될 것이다.

 

1. CALS의 개념

 

21세기를 맞이하는 새로운 패러다임에 미국, 일본, 유럽에서 새로운 경영혁신, 생산공정의 혁신으로 불리우는 CALS는 정보화시대의 목표로 되고 있다. 이런 CALS의 전략은 기업의 세계화 전략과 불가분의 관계가 있다. 즉 CALS에 의한 표준화, Digital화, Database화는 정보 고속도로와 연계하여 특정산업에서의 제품설계, 주문, 생산, 소비와 A/S까지가 Global화 되기 때문이다.

 

1.1    정의

CALS는 제조업의 모든 상품즉 주요장비 또는 다양한 제품 등을 획득하기 위한 설계, 생산과정, 보급, 조달등과 이들을 운용하는 운용과정을 연계시켜 준다.또한 이들 과정에서 사용되는 문자(Text)와 그래픽(Griphic)정보를 표준을 통해 디지털(Digital)화 하여종이없이 컴퓨터에 의한 교류(연동) 환경에서모든 정보를 통합하여 자동화 시키는 개념이며 (그림 1)과 같이 나타 낼 수 있다. 이는 컴퓨터 네트워크를 이용하여 상호교환이 이루어 지고자동화 되고 통합된 환경으로 변환시키는 정부와 기업간, 기업과 기업간의 경영전략이다.

 

CALS 이전단계	초기단계	목 표단계
서류에 의한 단계	표준에 의한 디지털자료의 교류	자료의 통합/공유환경의 구축

 

 

즉 CALS는 어떤 시스템이나 사업(Project)이 아닌 고도의(Philosophy)이자 전략(Strategy)이라고 할 수 있다. 이런 자동화 환경으로 업무의 과학적, 효율적 수행 그리고 정확하고 신속한 정보공유 및 유통체계를 통해 시스템의 획득 및 운용비용의 절감(Cost Save), 획득 및 운용시간의 단축(Time Save), 그리고 종합 품질 경영(TQM: Total Quality Management)의 능력을 향상 시키자는 전략이다.

 

1.2    배경

 

1980년대 초 유무형의 하이테크가 군비확장 계획인 SDI에 의해 추진된 결과 비교가 안될 정도로 복잡한 신병기 들과 그것을 조작 운용하는데 필요한 메뉴얼이 탄생했다. 그런데 이 메뉴엘들을 조작하는데 현장에서 처리할 수 없는 만큼 막대한 서류더미였으며, 이러한 서류들을 어떻게 컴퓨터로 처리할 수 없을까 생각한 것이 CALS의 출발점이 되었다. 즉 첨단장비들의 빈번하게 발생하는 사고로 인해 종래 수법으로는 관리운영이 도저히 불가능하다는 것이 입증 되었다. 1980년 M1탱크인 경우 무려 4만Page이상이 되었고 도면은 8,000장이 넘었다. 그러므로 탱크 정비에 소요되는 비용, 시간 그리고 실수라도 발생하면 막대한 경비가 소요되었고 그것은 해군도 마찬가지였다. 연간 10,000건에 가까운 메뉴얼들 간의 기술의 불일치, Page당 2,000달러에 가까운 관리비용, 간단한 수정에도 56,000달러의 경비가 소용되고 여하튼 매년 200,000여건에 달하는 메뉴엘의 개정/수정은 거액의 비용을 발생시켜었으며 도면의 경우도 신규 7,000만장 외 연간 8,000만장이 복사되고 있다. 더군다나 이것은 해마다 10%씩 증가하고 있다.

이처럼 서류와의 전쟁에서 CALS가 시작되었다고 생각해도 과언이 아니다.

 

그러므로 당초의 목적은 Paperless와 지원비용의 절감 및 품질개선에 있었다. 또한 조달부터 개발, 생산, 도입, 운용, 보수에 이르는 모든 프로세스의 정보를 표준화된 Digital Data 서식으로 저장하고  Network를 통해 관계자가 Database를 공유함으로써 국방시스템의 조달과 운용을 실현하는것이었다.

그러다가 1988년 국방성 차관의 명령으로 국방성과 산업계로 점차 보급이 되었다. 국방성이 개발/시험에 관한 정보교환과 표준화를 추진하고,  기술 개발에 자금을 지원하며 조달하게 되었고 이것이 민간 기업으로 하여금 CALS에 대한 투자를 촉진시켜 CALS의 역사가 시작 되었다.

 

이후 1990년도에 와서 CALS는 정보교환 및 표준화 추진을 위한 통합Database 구축차원을 넘어서 무기체계의 제품 수명주기 지원으로 확장되었고 계획/설계에서부터 운영/보수까지 각 공정을 동시에 그리고 병렬적으로 진행함으로써 개발기간의 단축과 Cost의 삭감등을 실현하게 되었다.

 

최근에는 모든제품의 연속획득 및 수명주기 지원은 물론 모든 물류의 조달(설계, 제작, 구매, 사후 운용지원 포함)의 광속과 같은 전자거래개념으로 발전되고 있다. 따라서 방위산업체뿐 아니라 민간산업 현장에서 상품을 제조하고 교역하는 업무와 관련된 벙부 부처와 민간산업, 또는 민간산업간의 자료를 공유함으로써 업종과 국경을 초월하여 교루한다는 새로운 경영전략으로 자리잡히고 있다.

 

 1..3 필요성

 - 과거 기업조직의 문제점 : 계층적 조직의 한계와 해결책

  첫째, 현재의 계층적 조직에서는 중요하고 살아잇는 정보가 관계부분이나 의사 결정자와 공유되지 않기 때문에 전체적으로 의사결정이 늦어지거나 경영자원의 효율적으로 투입되지 않은 채 시간을 지체하는 경우가 많다.

   둘째, 생산부분의 수주/발주 부문, 영업에서의 수주/발주 부분 하는식으로 간접부분에 유사한 조직 및 정보를 갖게 되는 경우가 많아진다. 결과적으로 업무의 생산성은 낮아지고 간법부분이 비대화 지면서 업무의 Process는 길어지게 되어 기동성이 결여된다.

   셋째, 살아있는 정보의 공유와 연계이다. 지금까지는 기업의 규모 확대에 따라 부문의 세분화가 행해져 분권적으로 처리되어 요약/보고의 형태로 타부분이나 상급 부문에 전달 되어 왔다.  이러한것은 시장에 유연하고 즉각적으로 대응할 수가 없었다.

이러한 일령의 이유로 말미암아 경쟁력 상실은 필연적으로 발생한다. 그러므로 정보가 발생한 현장에서 직접 입력하고, Database화함으로써 기업의 관리 부문은 한건 한건의 방대한 거래 정보로부터 공유한 후에 비지니스 리엔지니어링함으로 생산/물류/판매의 각 부문에서 원료/자재/반제품/제품등 물적흐름이 어디에서 정체되어 있는가 파악해야한다.

 

   여기서 중요한 것은 일반비지니스에서 의미 있는 정보의 공유와 연계를 행하기 위하여는 현실적인 비즈니스에서 어떠한 내용의 문서가 필요한지, 그 문서를 가장 정확하게 표현하기 위해서는 어떠한 형식이 적당한지, 타인이 이용/검색하기 위해서는 어떻게 보존하는 것이 좋은지, 정보를 공유할 수 있는 사람이나 부문의 범위를 어떻게 정해 놓는 것이 좋은지, 교환을 하기 위해서는 어떻게 규칙을 설정하면 좋는지, 의사결정하는 방법을 어떻게 변화시키면 좋은지 등을 현장의 비즈니스를 통해 체계화시켜 나가지 않으면 안된다.

 

즉 업무/조직 개혁을 위해서는 CALS가 필요하며 역으로 CALS를 실현시키려면 이러한 문서작성, 관리, 교환의 표준, 규칙의 체계화를 통해 개개인의 실무/업무내용, 조직의 업무흐름 등 모든 것을 총 점검하지 않을 수 없다.이러한 표준과 규칙은 산업계 전체적으로 표준화/체계화를 행하지 않으면 안된다.

 

 

2. EDMS의 출현

 

PC의 출현때부터 EDM란 용어가 발생했지만 그땐 Digital 정보보담은 출력된 Paper의 관리에 중점을 두며 문서작성기를 이용한 효율에만 관심을 두었다. 그러므로 조직내 정보획득이나 유통은 서로 다른 시스템이나 체계속에서 사람을 매개로 하여 접속 및 연결이 가능하였다. 

이러한 환경에서 8,90년대 들어 경영기법(카오스이론, 벤치마킹, 리엔지니어링등)이나 새로운 IT전략(MRP,MRPII, JIT, EIS, DSS등)이 나왔지만 크게 사용되지 못한 것은 근본적인 것의 해결이 미흡했기 때문이다. 이러한것들이 인터넷의 등장으로 엄청나게 변하기 시작했다.

즉 경영자와 담당자간의 간격이, 본사와 지사의 폭(국내,외)이 없어지고 있기 때문이다. 이제는 종이가 발명되고 인쇄술이 전개된 지 500년 만에 또하나의 기록매체의 혁명을 가져다 주었다. 즉 인터넷으로 인해 종이정보 대신 디지털 정보의 개념을 도입시켰고 이를 이용한 전자도서관, 전자상거래 및 기업, 학교등의 기존의 규범과 사고의 트ㄹ을 서서히 바꾸고 있다. 정보의 공유로 말미암아 다시금 이에 준하는 IT전략이 수립이되고 비즈니스의 형태도 영향을 미치며 바꾸어 나가고 있다.

정보의 공유와 관리, 보안등 정보에 대해 가치를 부여하기 시작했다는데 EDM의 의미가 있다고 하겠다.

 

-          EDMS의 필요성

 

이렇게 언제고,누구나, 어디서나 취할 수 잇는 정보를 생성하다보니 우리 조직에서는 과연 어떤 정보가 필요한가? 그것은 언제 어떤 형태로 필요로 하는가? 그리고 그것은 어디서 입수할 수 있는가? 이러한 물음에서 각 정부 및 기업들을 기존의 데이터 및 시스템 중심에서의 정보와 외적인 정보를 비교하기 시작했다.

 이러한 시기에 CALS의 구현 방안을 찾게 되었고, 또 네트웍이나 PC의 Physical한 부분이 빠르게 향상이 되어 그룹웨어나 이미지등 멀티미디어 정보들과 함께 Synegry효과를 거두게 되었다.  갈수록 치열해 지는 경쟁구도에서 정보에 대한 인식과 투자기 높아짐에 따라 정보의 분석을 하게 되었으며 그 정보의 대부분이 개인에 의해 만들어 지는 종이에 들어 있다고 나타났다. (8:2 비율) 

따라서 종이문서의 정보를 처리해 줄 시스템을 필요로 하게 되었다. 그런데 이러한 종이문서들의 정보가 대단히 심각한 부분도 함께 내재되어 있는 것이 나타나 이것을 전자화 된 통합문서관리시스템을 요구하게 된것이다.

 

3. 관계.

 

EDMS는 궁극적으로 정보의 생명주기에 따라 해당 정보를 사용자로 하여금 쉽게, 검색할 수 있고 재활용하도록 정보를 저장 관리하는데 있다. 따라서 조직내 정보의 생산과 유통체계로서의 기존 또는 신규 시스템 자원인업무시스템, 이미징, COLD 및 그룹웨어등과 연동하며 새로이 문서관리시스템의 구축이 필요하게 된다.

이러한 EDMS의 논리적 기반은 문서기록 저장소에 두고 있으나 문서 지향적(Document-Oriented)이기 보다는 프로세스 지향적(Process-Oriented)이다. 그러믈 EDMS가 제공해야 하는 기본적인 서비스 종류는 다음과 같아야 한다.

 

   . CHECKIN-IN / CHECK-OUT

   . VERSION CONTROL

   . SECURITY CONTROL

    . REPLICATION

    .FULL-TEXT RETREIVAL

    . STORAGE MEDIA MANAGEMENT

    . HISTORY MANAGEMENT

등을 들 수 있다.

따라서 EDMS의 실체는 기존 관련 기술의 통합화와 새로운 정보 전달 기술의 접목에 기인하며 이에 관련된 연동시스템 - COLD시스템, Image시스템, Workflow시스템 -의 결합을 선도하며 그 기반에 있다고 하겠다. 

또한 기존의 시스템과의 통합도 무시못할 변수로 작용하고 있다. ERP부분과의 연동(BOM), PDM과의 도면관리 연동 그리고 각종 첨부 문서들.이러한 것들이 Integration여 Collabration Ware라고 등장했다.

이런 모든 종류들의 Product들의 기반에는 EDMS가 자리를 잡고 있다고 보아도 무방 할 것이다.