기록물 관리

 

1. 사무 관리의 원칙

1) 신속성
    문서의 유통 경로와 처리 과정을 단축할 수 있도록 설계한다.

2) 정확성
    문서를 착오 없이 올바르게 처리하는 과정이다.

3) 용이성
    업무를 간편히 처리할 수 있도록 설계한다.

4) 경제성

   사무를 처리하는 인원 및 사무관리비를 절감할 수 있는 방안으로, 집중 관리 및 집중 처리 방법을 강구한다.

 

2. 기록물 등록
  - 처리과별로 생산,접수된 기록물을 통합하여 등록 관리한다.
  - 결재 또는 보고 종료시, 수정 또는 접수시 등록한다.
  - 등록 순서

    생산 문서 : 기안 → 분류 및 편철 → 결재 → 등록
    접수 문서 : 접수 → 등록 → 담당자 지정 → 분류 및 편철 → 공람

 

3. 기록물 편철 및 보관
  - 모든 기록물은 사안 단위로 관련 문서끼리 100매 단위로 얇게 편철한다.
  - 편철 순서는 위부터 표지, 색인 목록, 발생 일자 순 문건의 순서로 끼워 넣어 편철 한다.
  - 일반 문서류는 완결 전에는 진행 문서 파일에, 완결 후에는 보존용 표지를 씌어 클립으로 고정한 후
    보존 상자에 넣어 관리한다.
  - 카드류, 사진, 필름류, 도면류는 보관 봉투에 담아 관리한다.

4. 기록물 보존
  - 보존 기간은 1년, 3년, 5년, 10년, 20년, 준영구, 영구의 7종으로 분류한다.
  - 보존 기간 게산의 기산일은 기록물 생산년도 다음 해 1월 1일로 한다.
  - 보존 방법은 원본과 보존 매체의 병행 보존, 원본만 보존, 보존 매체로 대체 보존 등 3종으로 구분한다.
  - 보존 장소는 20년 이하 보존물은 자료관, 준영구 이상은 전문 관리 기관에서의 보존을 원칙으로 한다.

 

5. 기록물의 폐기
  - 보존 기간이 만료된 기록물은  특별한 사건이 없는 한 폐기 심의를 거쳐 지체 없이 폐기한다.
  - 처리과에서는 기록물을 폐기할 수 없으며, 모든 기록물은 기록물 관리 기관으로 이관한 후 심사 및
    심의를 거쳐 폐기한다