개인 데이터관리는...

■ 개인 데이터 관리는

문서 폴더 7개 넘지 않아야 찾기 쉬워
용량 작고 자주 이용할땐 웹저장 편리

하루하루 무섭게 불어나는 데이터를 어떻게 정리해야 할까.

전문가들은 ‘폴더 활용’에서 출발해야 한다고 입을 모았다. 김익한 명지대 기록정보과학전문대학원 교수는 문서 저장 폴더를 7개 이하로 제한하라고 권고했다. 김 교수는 “폴더 개수가 7개를 넘으면 한눈에 식별할 수 없다”며 “폴더가 7개 이상 필요하면 최상위 폴더를 3∼5개로 둔 뒤 하위 폴더로 세분하는 게 효율적”이라고 말했다.

폴더를 제대로 만들어도 문서 이름을 제각각 붙이면 찾기 힘들다. 김 교수는 문서 이름을 6자로 제한한 뒤 ‘＿’ 기호를 붙이고 소제목을 단다. 마지막엔 문서작성 날짜를 써두는 게 좋다. 문서 이름이 ‘동아일보 면담＿데이터 관리＿100503’의 형태가 되는 식이다. 이렇게 하면 검색할 때 효율적이다.

e메일을 저장할 때도 폴더를 활용한다. 네이버의 개인 웹 저장공간인 ‘N드라이브’의 김규일 개발팀장은 “e메일 계정에 ‘청구서 폴더’ 등 성격별 폴더를 만들면 편리하다”며 “요즘은 전자결제가 활성화돼 청구서와 영수증 등을 e메일로 받기 때문에 폴더를 만들어 따로 분류하지 않으면 다른 e메일과 함께 삭제하기 쉽다”고 설명했다.

e메일 사용도 ‘선택과 집중’이 중요하다. ‘정보관리 달인’으로 꼽히는 임수빈 순천향대 부천병원 신경외과 교수는 하나의 e메일 계정을 정해 회사나 대학 등 여러 계정으로 오는 e메일을 포워딩한다. 이렇게 하면 e메일을 보는 시간도 절약하고 데이터를 지울 때도 효율적이라는 것이다.

문서 성격에 따라 저장 매체도 달리하는 게 좋다. 김 팀장은 용량이 작고 자주 이용해야 하는 문서는 웹 저장공간에 저장할 것을 추천한다. 반면 용량이 크고 드물게 쓰는 문서는 외장하드를 이용한다.

박해동 야후코리아 홍보팀장은 플리커(www.flickr.com)에 대량의 사진을 올릴 수 있다고 소개했다.

2010.05.04 조은아 기자 / 동아일보