기록,기록물 시스템에 대한 내생각

 

우리는 지금 인터넷을 이용한 지구촌에 살고 있다. 즉 정보전달의 속도가 광속만큼이나 빨라지고 기업체,

학교, 가정에 디지털 신경망이 구축되면서 사람들의 생활방식, 가치관, 경제 패러다임이 급속이

변화되고 있으며 개개인의 문화가 정치 사회적으로도 영역이 확대 재생산되고 있다. 

 

이렇게 새로운 개념의 ‘웹 생활양식(Web LifeCycle)’이 폭넓게 보급되는 싯점에 변화속도에 적응하지 못하는 기업이나 개인은 21세기의 신문화사회에서 일탈(逸脫)될 수밖에 없다. 

바로 이러한 속도, 지식정보 사회에서도 변하지 않는 것이 있다면 기록에 대한 습관일것이다.

돌, 금속, 나무를 거쳐 종이의 발명은 인류에 지대한 영향을 미쳤으며 전자기록또한 역사문화뿐아니라 인류의 발전과정에 중요한 매체로 자리잡고 있다.

 

기록은 개인·기업·사회· 국가의 존재 여부와 사실들을 후세에 알려주며, 이전세대의 기록을 바탕으로 다음세대에 한단계 발전하는 문명을 창조하는데 기여하고 있다.

그러므로 문화, 정치, 사회적 사실들을 수집·축척하는 작업을 계속해 왔으며, 이러한 기록들을 도서관·기록보존소 등에 의해 후세에 계승됨으로써 문화의 창조성, 지속성을 유지·발전시켜오고 있다.

 

용어의 정의를;

기록(record)은 “사용매체나 특성에 관계없이 영구히 보존되어야 할 문헌을 말하며, 목록이나 기입의 기준이 되는 문헌에 관한 테이터”라고 문헌정보학 용어사전에서 정의하고 있으며,

도큐먼트(Document)는 “메체나 특성에 상관없는 기록된 정보”라고 하여 문서와 도서를 포함한 모든 기록물(Reocrds)응 지칭하고 있다. 그러나 도큐먼트의 범주속에는 별다른 매체가 아닌 문헌이 중심이 되며 문헌은 곧 문서를 말한다.

 

그리고 기록은 생산되자마자 즉시 소멸되는 것이 있고 일시적 영구적 보존가치가 있어 보존되는 자료도 있으므로 여기에서 보존가치가 있는 것을 아카이브(Archive)라고 한다.

즉 레코드와 아카이브는 ‘보존가치’에서 판명난다. 또한 문서와 기록의 차이는, 전자는 쓰여지는 매체가 ‘종이’에 한정되는 반면 후자는 매체가 어느 자료이든 구속하지 않는데 있다.

 

원천적으로 기록물이란 그룹웨어에서 편철기능을 추가해서 사용될 부분이 아니며 또한 전자문서에서 기록물 전체에 대한 수용할 수 있는 부분도 아니기 때문이다.

 

그룹웨어나 전자문서는 현용기록에만 국한 될 수 있다.

즉 기록물이란 생상시기로 보아 새로운것일수록 이용과 참조의 빈도가 높고 시간이 경과함에 따라 빈도가 낮아진다.

그러므로 생산시기에 따라 현용기록(current record), 준현용기록(semi-current record) , 비현용기록(non-current reocrd)으로 나누어 지며 빈도수에 따라 활용기록(active reocrd), 준활용기록(semi-active), 비활용기록(inactive record)로 구분되며 이에 따라 적절히 분배되는 것이 효율성이 있으므로 해서 국내에서도 처리과, 자료관, 정부(특수)기록보존소를 설치 운영에 준비하고 있다.

  

그러한 배경에서 EDM(Eletronic Document Management)과 ERM(Enterprice Record management)을 먼저 정확하게 구분할 지식이 필요하게 된다. 이렇듯 시장에서 의미하는 Document와 Archive의 DB 구축을 위해서는 전체적인 부분에서 시스템적인 접근을 해야한다.