2. 고객과의 협의대상

협의시  

 

1. 기록물 대상 품목, 권, 면수을 확인하며 물량에 대한 확인뿐 아니라 업무 공정까지 확인한다.
   (예: 색인입력까지? Scan까지 ? 서고정리까지? )

 

2. 각종 코드의 결정을 확인한다.

   (예: 위치코드시 면-줄-칸, 분류코드...)

 

3. 색인입력에는 Meta data를 확인하고 활용성의 입장에서도 새로운 입력항목이 있는지를 사용의 편리성과 호환성을 가지는지를 점검한다. 대체적으로 옛것을 그대로 하나 불편한 항목이 도출되는 경우가 많다. 즉 시스템이나 사용환경이 변함(검색기술의 발달, 요구조건이 다양화)으로 구태여 답습할 필요가  없으므로 고객에게 제언하여 보완, 수정하도록 한다.

 

4. 실질적인 작업에서는 자세한 부분도 확인한다. 타 작업장과의 비교도 필요하지만 해당 고객이 무얼 원하는지 확인 후 방안을 제시 또는 수용한다. 

   (예: 해상도, File명, Directory 구조, 면표시, 서가배치 등 물론 지침서에 나타나 있지만 원론적인것이 대부분이며 또한 숙지하지 않는 관계로 고객현장과 에 맞게 재확인이 필요하다.

   

5. 공정에 따라 협의

   -  분류의 경우

      분류의 기준을 만든다. 분류란 DB 구축의 기본 Frame을 세우는 것이므로 담당의 입장이 아니라 가능한  한 전체 기록물의 활용(전문가, 비전문가, 당사자)의 입장에서 기준을 세운다.

행정기록물 경우에는 대부분 지침에 따르고 있으나 특수 기록물일 경우에는 기관에 따라 차이가 있으므로 함께 협의하는것이 바람직하다.

 

  - 면표시의 경우

    면표시는 해당 기관 또는 고객마다 다르므로 협의를 거치는것이 좋다. 오래 전에는 세자리를 사용하지만 점차 사건이 복잡하고 관련단체, 사람들이 많아지는 관계로 기록물 자체가 많아지고 있는 실정이므로 네자리로, 또는 여섯자리까지 사용한다.

    그리고 오기로 인해 지울 경우에는 빨간색 두줄로 긋는 방법과 하얀 수정액을 사용하는 경우가 있으므로 협의 대상이나 점차 수정액을 사용하는 추세이다.

 

  - 색인의 경우

    색인 항목을 결정하며 색인 입력 방법을 반드시 지침으로 만드는것이 좋다. 작업인원이 교체되었을 경우에도 표준을 가질 수 있으며 고객에게도 정확한 활용성을 부여하기 때문이다. 협의 후 색인 항목이 부족하면 DB 관리 업체에 요청하여 Field를 추가요청 하여야 한다.

      예를 들면서 반드시 상세하게 작성하도록 한다. (예: 띄워쓰기, 년월일 표시, 규정 코드 등)

 

  - Scan의 경우

    이미지 디지털 지침서에 나타나고 있으나 어떡해 보느냐의 개인적 성향에 좌지우지되는 경향이 많다.

또한 스캔너 기기의 성능, 모니터의 종류, 해상도에 의해서도 같은 이미지가 다르게 나타나는 경우도 발생함으로 확실하게 눈에 띄지 않는 경우는 협의한다. 흑백의 경우와 칼러의 경우 해상도와 File명도 거론하는것이 좋다. 그리고 A3 이상일 경우의 이미지 처리 방법도 논의하는 것이 좋다. 

 

   - 서고배치

     서고 배치는 각 고객, 대상마다 상이하나 통상적인 방법을 따르는 것이 좋을 듯하다.

다만 DB화 했을때...누구나 잘 찾을 수 있는 방안이 되어야 하며, 너무 잘하겠다는 생각으로 자세하게 배치하면 오히려 불편할 경우를 초래한다. PC를 사용하여 위치를 알고 있는 상태이므로 여유 공간을 주며 배치하는것이 바람직 할 것이다.