3. 색인입력 지침 (협의-예)

 

1. 철정보 입력

       1) 사건번호 및 제목  : 사건기록표지대로 입력

       2) 생산년도 : 사건의 발생년도(신청서 접수)

       3) 종료일자 : 사건기록표지에 나타난 일자를 우선으로 하며, 없을시 결정통지 송부날자로 한다

       4) 이관일자 : 2008년 8월8일로 통일(20080808)

       5) 업무담당자 : 사건기록표지의 담당자

 

 2. 건정보 입력

       1) 등록구분 : 내부결재, 생산발송, 접수

       2) 기록유형 : 문서류(통일)

       3) 세부유형 : 조사기록(통일)

       4) 생산등록일자 : 문서의 최초 생산(접수)등록일자로 하되,

                               일자가 없거나 명확치 않을 경우에는 사건종료 또는 결정통지일로 한다.
                               또한, 종결일자는 표지에 있는 일자를 말한다

       5) 시행일자 : 명기되어 있으면 기입하고 아니면 공란으로 하며, 진술조서는 진술일자,

                         우편배달증명은 우편직인일자로 한다

       6) 결재권자 : 최종 결재자의 직위를 명기하되 없으면 공란으로 한다.

       7) 작성자명 : 문서에 명기된대로 입력하되, 분명치 않거나 없을시는 담당조사관(담당자)으로 한다.

       8) 전자기록물 여부 : 전자

       9) 공개여부 : 비공개

      10) 공개구분 : 2등급

 

  3. 추가정보입력사항(접수/생산시)

       1) 접수시

            - 등록번호: 생산기관 문서번호 입력

            - 발신자(발신처): 기관 또는 업체일 경우 공문하단 풀네임 입력, 개인일 경우 인명을 입력

       2) 생산/발송시

            - 발송일자는 문서에 명기되어 있으면 그대로 표기하되, 없을시는 시행일자(또는 등록일자)로 통일.

 

4. 신청서 입력방법

     1) 등록구분 : 접수문

     2) 접수일자 : 원접수기관의 접수일자, 접수일자가 없는 경우에는 시행일자로 입력

     3) 등록번호 : 원접수기관의 풀네임(단, 정해진 약어가 있으면 따른다.)

     4) 작성자/발신인 : 신청인

     5) 제목입력방법 : 사건번호/신청인명(검토의견서,이의신청서도 동일)

                       예: 홍길동 신출귀몰사건(가-1234/허균)

 

5. 기타 입력방법

     1) 진술조서/면담결과보고서 등 : 괄호안에 진술인 면담인명 입력

          예: 참고인진실조서(홍길동 제2차)

     2) 의결서 : 괄호안에 제00차 00위원회 명기

          예: 의결서(제11차 xxx위원회-진상규명, 기각, 처리요망 등)

     3) 신청서 및 신청서검토의견서(진상규명 및 이의신청)는 신청인이 다수라도 모두 입력한다

     4) 출석요구서 등 문서번호가 다를 경우에는 출석요인인 각각 등록한다

예: 출석요구(홍일), 출석요구(홍이)

       5) 결정통지서 및 우편배달증명서에 있어서 한번에 다수인경우에는 홍길동 외 xx명으로 등록한다.

           단 개별일 경우에는 ( )에 이름을 적는다.

            예: 결정통지서(홍길동)

       

6. 분철시 조사참고문서나 첨부문서가 수량이 분권단위를 초과할 경우에는 나누어 처리한다.

     - 만약 3권으로 분권될 경우 제목뒤에 [3-1][3-2][3-3]식으로 표기한다.