자료관시스템 설치에 따른 小考

[오종민 블로그]  

현재의 정부주관에 의해 기록물관리에 따른 “자료관 시스템”의 진행상태를 보면 우려를 금할 수 없다.

전자정부의 업적중 하나인 ‘공공기관의 기록물관리에 관한 법률’(1999년 1월29일 법률 제 5709호)이 제정됨과 2004년부터 각 공공기관이 도입·설치 보급을 명기됨에도 불구하고 현재까지 정확한 표준안이 발표되지 않으므로 - 작년 11월 KM-EDMS협회주최 회의에서는 정부측 인사가 12월말 완료되면 1월 발표하겠다고 했음 -

말미암아 장비 공급업체,  참여한 개발업체, 시장 참여 예상업체 등의 대부분 관련사업일정의 차질과 함께 각 시,순,구도 거의 후속작업을 못하고 있는 실정이며, 이러한 지연에 대한 일부분으로 현재 개진되고 있는 그룹웨어(신전자문서시스템)와 전자문서 업체(EDMS)와의 주장들은 제각기 시장의 주도권을 잡기 위한 주장에 지나지 않으며 그러한 주장에 정부기록보존소가 고심을 하고 있음에 늦어지는 사유로 생각될 수 있다.

 

그렇다면 왜 이러한 일이 발생 되어지는 것이며 향후는 어떻게 전개되어 질것인가에 따라 심히 염려스러운 바가 없지않다. 일련의 흐름들을 지켜보자면 기록물 관리에 참여하는 사람으로서 노파심이 들 수밖에 없으며 그런 맥락에서 적어보기로 한다.

  

첫째,정부의 준비 미흡이다. 다시 말하면 선진 외국의 사례를 깊이 연구하여 법을 제정하였으나 제정 그 자체에만 관심을 쏟았으며 향후 운영에 따라 미치는 영향등에는 소홀이 다루었지 않았는가 본다.

외국의 사례로서 참조하여 하였을때는 그 사례들이 현재의 전자문서등 발전하기 이전에 만들어져 수정, 보완을 거듭했던 결과이며 또한 정말 중요한 首長의 역할 및 직위 등은 입법처리에서의 이기적인가 아님 역사인식이 없어서 그랬는지 국가의 문서를 다르는데 있어서 외청도 아닌 부서에서 3급으로서의 역할은 제대로 못 꿰맬 수밖에 없었다고 본다. – 올해 국립박물관장도 차관급으로 격상 되었음 –

 

둘째,민간 업체에서의 문제이다. 오랫동안의 관행으로 내려온 이기적 유행심리가 자리잡고 있지 않느냐 본다. 다시 말하면 경기위축으로 인해 시장의 축소에 따라 공공부분의 투자가 있을것이라는 기대심리에 따라 무조건적으로 공공기관의 사업에 참여 하기 위해서도 보니 이해가 첨예하게 대립을 하는 현상이다.

자료관등 기록물에 대한 사업은 후세에도 보존하고 열람하며 새로운 문화를 만들어 가는 인프라적인 요소임에도 불구하고 일단 수주를 하고 보자는.

 

셋째, 한국기록관리학회가 있음에도 불구하고 기록물 사업에는 전혀 무근하며 오히려 시스템적인 KM-EDMS업체(그룹웨어업체 포함) 또는 광파일 관련업체만이 난립하는 것은 이해할 수 없는 요소이다.

물론 기록관리협회가 있지만 어떤 협회던지 업체의 이해가 포함되어 있으므로 정립하기에는 태생적인 한계를 지며 기록관리협회 또한 마이크로 필름 등 장치부분에만 주력하고 있으므로 전체를 조망하여 이끌기에는 부족하다.

 

이런 복잡다단한 부분에서 독립된 청이 아닌 행정자치부의 한 부서(?)로서 표준을 정립하고 정책결정을 하기에는 어려움이 따르지 않을까 한다.

 

 그러므로 이에 대한 제안을 몇까지 하고자 한다.

 

일반적인 IT 사업은 대부분 수정, 보완, 교체 등을 할 수 있으나 기록물의 관리, 보존 유지발전은 구축된 후에는 다시 재구축하기에는 힘든 부분이다. 이유인즉 첫째는 시,군,구등의 하부 행정기관에는 예산뿐 아니라 인력이 부족하기 때문이며,  내부용이 아닌 열람서비스인 경우에는 대민, 대외적이 요소가 많기 때문이다.

또한 현재 기구축되어 있는 광파일(이미지)시스템 등은 호환성 문제로 설치업체와의 의견이 상충되고 있는 실적이다. – 업체는 신규이므로 비용산정, 고객은 예산 부족이므로 업그레이드로 제시

 

그러므로 구축을 위해선 해당 업무의 깊은 이해도와 함께 해당 기관의 기록물체계 분석등의 정리가 우선 되어야 하며, 구축을 위한 발주 이전에 업무협의확정(간이컨설팅)단계를 먼저 해야 할 것이다.

각 지방의 시군구에 방문을 하여 보면 예산, 인원 뿐 아니라 빈번하게 담당자도 바뀌는 실정에서 기록물에 관해 쌓인 지식이 미진한 것이 당연한 결과이며 또한 시간에 쫓기다 보면 공급업체에서 제공한 시스템구성의 자료를 가지고 하드웨어적인 요소만 부각하여 마치 모업체의 시스템만 구축하면 다 될 수 있는지 오해할 소지가 다분히 있다. 그렇게 된다면 설치 후에는 누가 다 책임을 질 수 있을것인가?

 

현재의 상황은 각 업체가 행정 업무도 확실하게 접근이 안된 상태에서도 문서 및 전산담당에 대한 교육 시키려고 하는 실정이며 또는 철 지난 하드웨어를 납품하기 위해서 애를 써고 있는 것 이다.

 

* 그러므로 먼저 시군구등 각 기관의 각종자료의 분류 체계뿐 아니라 양에 대한 분류방법과 매체선정을 지정하기 보다는 선택을 할 수 있는 정보를 제공하며,

 

둘째는 기록물의 종류, 구성, 수량 등을 분류하는 작업이 선행되어야 한다. 선행작업을 기초로 하여 하드웨어등 관련 매체의 도입을 결정해야 한다.

왜냐하면 IT의 하드웨어 및 소프트웨어가 빠른 속도로 흐름으로 해서 상반기와 하반기 도입사양은 다를 수가 있다. 이런 점을 간과해서는 안된다는 사실이다. 예를 들면 작년에는 싼 가격의 장점으로 Juke Box가 많이 성행되었으나 가격하락과 성능향상으로 Storage부분도 함께 검토해야 함에도 불구하고 여전히 정해진 사양만이 인정되는 소지가 있다.

물론 보존매체로서 장단점이 검토되고 현용성과 활용성, 보존성을 충분히 검토되어야겠지만 고려치 않고 도입하는 것은 또 다른 손실을 유발시킬 것으로 여겨진다.

 

* 시의 기록물 종류,양이 구청의 종류와 양이 다를 수 있다. 그러므로 보존매체가 전혀 다를 경우도 있으므로 그에 따른 세분화를 제공하며 다만 호환 가능한 방법을 제시하며

 

셋째는 각 업체의 이해관계로 인해 과열만 되면 그 손실은 대부분 시군구에 전가됨으로 해서 기록물 사업의 총괄인 기록보존소가 빠른 시일에 표준을 명확하게 해야 할 것이다.

하드웨어업체는 논외로(두번째 사항) 하더라도 신전자문서(그룹웨어업체), EDMS업체로 이전투구에서 외산, 국산으로 나뉘며 기록물 관리엔진, EDMS엔진 이렇게 복잡하게 나뉘고 있는 실정에 그런 업체들중에서 아키비스트나 기록물에 대해 알고 있는 인원을 확보하고 있는 업체가 얼마나 있을까 심히 염려스럽지 않을 수 없다. 기록물관리 관점에서(생성, 대외열람까지) 표준안이 제시되어야 하지 않을까 한다.

 

* 현재 기록물 담당자의 교육을 지속적으로 하고 있으나 역사인식의 미흡과 잦은 교체로 곤란한 상황이니 시스템적인 표준만이라도 속히 제시해야 할 것이다.

  

결론적으로 이러한 상황을 종합적으로 검토하여 보면 기록물관리 시스템을 이해하기 전에 기록물에 대해 전체적인 조명과 그것에 따라 체계적인 업무의 흐름을 정한 후 각 부분의 역할분담에 따른 산출물을 함께 논의되었으면 한다고 보여진다.

 

또한 업체에서는 시스템적인 접근이 아닌 EDMS나 신전자문서가 아닌 아카이빙에 대한 명확한 개념을 확보한 다음 후속 처리인 분석 설계 후 모델을 찾아야 할 것 이며 일반적인 기술영업이 아닌 아키비스트의 영역에 어느정도 지식을 가져야 좋은 모델이 나올 것 이다.

                                                                                                                  2003. 3월 - 끝 -